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BTS Assistant Manager - AXA

Entreprise : AXA
Diplôme : BTS AM (Assistant de Manager)
Lieu : Paris - Île de France
Secteur : Assurances
Poste proposé : Assistante de direction
Profil souhaité : Bonne présentation, Organisation, Sens de l’accueil

Axa recrute pour la rentrée de septembre 2017 des BTS Assistants manager en alternance pour une durée de 24 mois avec le centre de formation IFCV.

PRESENTATION DE L'ENTREPRISE

Le Groupe AXA, leader mondial de la protection financière, accompagne et conseille ses clients, particuliers et entreprises, à chaque étape de leur vie, en leur fournissant des produits et services en assurance, protection personnelle, épargne et gestion d’actifs répondant à leur besoin. Aujourd’hui, le Groupe emploie 215 000 collaborateurs dans 175 filiales.

La direction du Groupe AXA, située dans le 8ème arrondissement de Paris, gère les activités groupe de l’entreprise. Elle coordonne la stratégie du Groupe avec ses sociétés, dirige des projets internationaux et délivre des services et des médias à toutes ses entités. Avec 37 nationalités présentes au sein de son personnel, le siège social se distingue par une atmosphère fortement internationale.

DESCRIPTION DU POSTE

 

Au sein du département Group Risk Management, vous aurez pour mission :

Support administratif et secrétariat

Accueil
  • Assurer un accueil téléphonique de qualité auprès des interlocuteurs internes et externes du département
  • Accueillir les candidats ou visiteurs ayant un rendez-vous individuel ou collectif dans les locaux
  • Apporter toute forme d’aide et de support logistique aux visiteurs de passage à Paris
Planning et organisation
  • Gestion de l’agenda du Manageur
  • Planifier et organiser les conférences téléphoniques, les réunions internes et externes en coordination avec les autres assistantes
  • Confirmer les rendez vous et assurer la réservation de salle(s)
  • Assurer l’impression ou la mise à disposition des documents nécessaires pour chaque rendez vous individuel ou réunion
  • Participer à l’organisation des voyages des membres de l’équipe : réservation des vols, hôtels et taxis
  • Participer à l’organisation des évènements
Suivi administratif
  • Assurer la mise à jour de notre base de données
  • Classement et archivage des documents.
  • Gestion des notes de frais, remboursements, factures, devises
  • Gestion des mouvements du personnel
  • Envoi de DHL
Contribution à la vie de l’équipe
  • Préparation de l’agenda des réunions hebdomadaires de l’équipe
  • Commande de fournitures
  • Renouvellement des cartes de visite, papier à en-tête…
  • Gestion du courrier interne, arrivée/départ

PROFILS RECHERCHÉS

 Compétences techniques

  • Formation en secrétariat de direction ou d’équipe
  • Maîtrise professionnelle des outils bureautiques (Outlook, Powerpoint, Excel, Word)
  • Qualité de la communication écrite (orthographe, syntaxe)
  • Qualité de la communication orale (convivialité sans familiarité, discrétion)
  • Maîtrise de l’anglais (oral et écrit) indispensable pour ce poste à forte dimension internationale.

Qualités personnelles

  • Bonne présentation, dynamique,
  • Organisation personnelle,
  • Sens de l’accueil et du service Client,
  • Capacité à interagir et à s’adapter à des interlocuteurs de haut niveau de responsabilités et nationalités différents,
  • Bonne aisance relationnelle et goût du travail en équipe
  • Discrétion : assurer la confidentialité des informations portées à sa connaissance,
  • Rigueur et respect des procédues mises en places,

Vous préparez une formation BTS Assistante Manager avec l'IFCV.

Vous avez idéalement une première expérience en assistanat auprès d’un interlocuteur ou d’une équipe de haut niveau.